Реестр исполнительной документации

24. Реестр исполнительной документации

24.1 Состав вкладки «Исполнительная»

Вкладка «Исполнительная» представляет собой журнал по объекту. Весь журнал состоит из нескольких вкладок. Их краткое назначение:

  1. Титульный лист – общие данные.
  2. Застройщик, Заказчик, Проектировщик, Генподрядчик – основные юридические лица, данные о которых идут в акты скрытых работ.
  3. Работы – перечень работ, для которых формируются акты. Здесь создаем акты скрытых работ и прочие документы.

3.1 Документы о качестве–список сертификатов, паспортов качества.

3.2. Протоколы испытаний – список протоколов испытаний.

3.3 Исполнительные схемы – список схем

  1. Реестры исполнительной – реестры исполнительной документации, в том числе подрядчиков.
  2. Разделы – перечень всей исполнительной документации для сдачи объекта в органы госстройнадзора (пустой стандартный перечень содержится в Приложении А к данной инструкции).
  3. Исполнительная (6 раздел) – список актов, соответствующий 6 разделу Общего журнала работ.

 

Чтобы начать подготовку реестра исполнительной документации, нужно создать электронный журнал по объекту. Для этого нужно кликнуть левой кнопкой мыши на  название объекта или здания/сооружения в списке «Название Адрес», а затем кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку меню «Добавить Общий журнал работ»   (рисунок 24.1).

Рисунок 24.1 — Создание журнала работ

 

Для созданного журнала нужно заполнить титульный лист (рисунок 24.2).

Рисунок 24.2 — Титульный лист

 

Далее необходимо заполнить информацию об организациях, участвующих в строительстве.

В первую очередь необходимо подготовить структуру списка на вкладках «Разделы» и «Реестрах исполнительной».

24.2 Разделы

Вкладка «Разделы» содержит стандартный перечень разделов документации, которая передается при сдаче объекта (рисунок 24.3).  Полный перечень соответствует перечню в Приложении А.

Рисунок 24.3 — Перечень разделов документации


В этот перечень необходимо добавить все акты, сертификаты, протоколы, исполнительные схемы по всем конструкциям и инженерным системам объекта. При ручном исполнении это очень долгая и кропотливая работа, но в программе предусмотрена автоматизация формирования этого перечня, в том числе и исполнительной подрядчиков.

Для начала нужно сформировать удобную и логичную структуру заголовков в стандартном перечне. Например, акты скрытых работ добавляются в раздел перечня «2. Акты освидетельствования работ.» (см. Приложение А). При этом это могут быть акты на монолитные, кладочные, отделочные работы и прочее. Так же в объекте может быть деление по зданиям и сооружениям.

Чтобы добавить элемент структуры в раздел перечня, нужно кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку меню «Добавить Заголовок» (рисунок 24.4).

Рисунок 24.4 — Добавление заголовка


Создавая заголовок, можно присвоить ему индекс в колонке «номер» (рисунок 24.5), например «БС1». Тогда при создании актов и добавлении их к этому заголовку у документов будет автоматическая нумерация «1-БС1, 2-БС2, 3-БС1» — по порядку создания. Если нет такой необходимости номер акта можно назначить вручную при создании.

Рисунок 24.5 — Номер заголовка


Примечание:

Наиболее часто используемые разделы стандартного перечня документации:

«1.5 — Исполнительные схемы по элементам, конструкциям и частям зданий и сооружений» (содержат деления по конструкциям и видам работ – сваи, фундамент, ниже нуля и т.д.) – в соответствии с названием в этот раздел добавляются исполнительные схемы. (из вкладки «3.3 Исполнительные схемы» или, для исполнительной подрядчиков, добавляем из вкладки «Реестры исполнительной») .

«2 — Акты освидетельствования работ» (акты формируются во вкладке «Работы» или, для исполнительной подрядчиков, добавляются из вкладки «Реестры исполнительной»).

«5.2.2 — Результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ, проведенных в процессе строительного контроля» — сюда добавляются протоколы и результаты испытаний (из вкладки «3.2. Протоколы испытаний» или, для исполнительной подрядчиков,  из «Реестры исполнительной»).

«5.2.3 — Документы, подтверждающие проведение контроля за качеством применяемых строительных материалов (изделий) в соответствии с разделами 2 и 3 настоящего перечня» – сертификаты и паспорта качества (из вкладки «3.1 Документы о качестве» или, для исполнительной подрядчиков,  из вкладки «Реестры исполнительной»).

24.3 Реестры исполнительной


24.3.1 Формирование реестров из актов, создаваемых в ЭТОС

Вкладка «Реестры исполнительной» содержит список подрядчиков, работающих на объекте (рисунок 24.6). Этот список формируется автоматически из вкладки «Договоры СМР».

Рисунок 24.6 — Вкладка «Реестры исполнительной»


В этом списке так же, как на вкладке «Разделы», можно создать удобную для исполнителя структуру (например, как на рисунке 24.7). Списки создаются при помощи кнопки «Добавить список»    .

Рисунок 24.7 — Структура разделов


При создании акта ему назначается Раздел и список вкладки «Реестры исполнительной». Как это делать будет описано в разделе 24.7 данной инструкции.

Если же при создании акта ему не был назначен список вкладки «Реестры исполнительной», это можно сделать при помощи кнопку «Собрать реестр обратный».

На форме выбора данных нужно установить галочки напротив выбранных актов и кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Завершить выбор»

 В результате акты будут добавлены в указанный список (рисунок 24.8).

Рисунок 24.8 — Акты в списке


Реестр можно экспортировать в «Excel» и распечатать, например, для формирования папок с исполнительной документацией.

В  реестрах исполнительной документации можно вручную писать примечания, например, о том, что в акте не хватает протокола испытаний, или  фиксировать ошибки подрядчика и отправлять примечания, выгрузив список в Excel.

Зеленым подсвечиваются акты скрытых работ, которые автоматически при создании попадают на вкладку «6 Исполнительная (6 раздел)». «№ п/п в разделе» — это номер, под которым документ находится на вкладке «Разделы». Таким образом можно видеть, какие документы добавлены в «Разделы», а какие были пропущены.

24.3.2  Импорт реестров исполнительной документации подрядчиков. Вкладка «6 Исполнительная (6 раздел)»

Подрядчикам рассылается стандартная таблица для составления реестров исполнительной документации (см. Приложение Б). Она имеет такой вид (рисунок 24.9):

Рисунок 24.9 — Пример таблицы для составления реестра исполнительной


Эти ведомости импортируются на вкладку «Реестры исполнительной», таким образом у списка документов подрядчиков назначаются Разделы, а также выбираются акты, которые должны попасть на вкладку «6 Исполнительная (6 раздел)».

Чтобы импортировать список, нужно создать список (см. 24.3.1 ).

Затем нужно кликнуть левой кнопкой мыши на  кнопку «Импортировать список» (рисунок 24.10). В диалоговом окне выбрать нужный файл.

Рисунок 24.10 — Импорт реестра исполнительной


В результате импортированный список будет отображен в правой области формы (рисунок 24.11).

Рисунок 24.11 — Импортированный список

Если вы импортировали список исполнительной документации, а потом дополнили его еще документами, вы можете добавить их в другой созданный в ранее список. Но для этого необходимо, чтобы импортируемый файл excel содержал только новые документы, исключая те, что уже были импортированы в программу, иначе весь список добавится заново. Новые документы импортируются в список после тех, что были добавлены ранее.

После импорта нужно документам назначить Разделы и добавить акты в «6 Исполнительная (6 раздел)».

В Разделы удобно  добавлять по нескольку документов. Например, выбрать галочками все акты, которые относятся к разделу «2 — Акты освидетельствования работ», либо все сертификаты, которые должны попасть в «5.2.2 — Результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ, проведенных в процессе строительного контроля» (рисунок 24.12).

Рисунок 24.12 — Добавление документов в разделы


Выбрав документы, нужно кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку меню «Добавить выбранные записи из реестра в Разделы» (рисунок 24.12).

На форме выбора нужно указать раздел, куда следует включить документы (рисунок 24.13).

Рисунок 24.13 — Выбор раздела


Добавленным в разделы документам присваиваются номера (рисунок 24.14).

Рисунок 24.14 — Номера документов


Если зайти после этого на вкладку «Разделы», выбранные документы будут в списке (рисунок 24.15).

Рисунок 24.15 — Результат добавления на вкладке «Разделы»


Для того, чтобы добавить акты в «6 Исполнительная (6 раздел)», нужно установить галочки напротив нужных актов и кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Добавить выбранные записи из реестра в исполнительную»   . В реестре исполнительной документации выбранные записи будут выделены зеленым фоном – это означает, что документты добавлены в «6 Исполнительная (6 раздел)» (рисунок 24.16).

Рисунок 24.16 — Добавление в «6 Исполнительная (6 раздел)»


На вкладке «6 Исполнительная (6 раздел)» акты автоматически формируются в хронологической последовательности (рисунок 24.17). Из созданных в программе актов импортируется помимо даты список подписавших акт. Далее этот список можно выгрузить в Excel. Для этого нужно кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Экспорт и печать».   

Рисунок 24.17 — Вкладка «6 Исполнительная (6 раздел)»


Так как список автоматически формируется в хронологической последовательности, его удобно переписывать в ручной вариант Общего журнала работ.

Если вы импортировали список, в котором есть сертификаты, протоколы или схемы, необходимые в дальнейшем для составления акта скрытых работ, их можно добавить в «3.1. Документы о качестве», «3.2. Протоколы испытаний», «3.3.Исполнительные схемы» — соответствующие названия списки документов.

Для этого нужно установить  галочки напротив нужных документов, кликнуть левой кнопкой мыши по кнопке «Редактирование типа документа»    , в выпадающем меню выбрать, куда добавить выбранные файлы (рисунок 24.18).  Во всплывающем окне необходимо подтвердить свои действия.

Рисунок 24.18 — Редактирование типа документа



24.4 Добавление сертификатов о качестве

При составлении актов скрытых работ к ним необходимо добавлять сертификаты о качестве на используемые материалы. В программе «ЭТОС» возможно создать базу сертификатов с приложенными сканированными файлами, что даст возможность выводить акт на печать сразу со всеми его приложениями.

На вкладке «3.1 Документы о качестве» так же как на вкладках  «Реестры исполнительной» и «Разделы» можно создать удобную структуру, разделив документы о качестве, например, на «бетон», «арматуру» «кладку» и т.д. Это можно сделать с помощью кнопки «Добавить новую группу» (рисунок 24.19).

Рисунок 24.19 — Документы о качестве. Создание структуры

 

24.4.1  Способы добавления документов

 24.4.1.1 Добавление по одному документу. 

Можно добавить новый документ с помощью кнопки «Добавить новый сертификат» (рисунок 24.20).

Рисунок 24.20 -Добавление документа


После этого появится форма выбора данных для Разделов, где сразу же можно присвоить документу нужный раздел (рисунок 24.21).

Рисунок 24.21 — Выбор раздела


После выбора раздела в список документов о качестве будет добавлена новая строка для ввода данных документа (рисунок 24.22)

Рисунок 24.22 — Добавленный документ


Для удобства в программу уже внесены все возможные названия документов, их можно выбрать из выпадающего списка (рисунок 24.23). Если же нужного нет, то в колонке «наименование документа» можно напечатать нужное название вручную.

Рисунок 24.23 — Выбор названия документа


Вручную вводятся номер документа, дата, количество листов и наименование материалов. Колонки «тип, марка» и «заводской номер» используются для электрических актов. В колонку «примечания» можно добавлять любой текст, например, «добавить скан» и т.д.

Скан документа можно просто перетащить в правое поле из папки на компьютере, либо ввести напрямую со сканера. Для этого служит функция меню «Импорт файлов» .

 24.4.1.2 Импорт списка сертификатов

Если имеется готовый список сертификатов в файле Excel заданного образца (таблица 24.1, можно импортировать реестр в программу, добавив сразу список сертификатов.

Таблица   24.1

№ п/п

наименование

материалов

наименование документа

№ документа

Дата сертификата

кол-во листов

Поставщик

1

бетон В 7,5

Документ о качестве бетонной смеси

БЕТ-001155/3

23.11.2016

1

Масикс

2

бетон В 7,5

Документ о качестве бетонной смеси

БЕТ-001155/4

23.11.2016

1

Масикс

3

бетон В 7,5

Документ о качестве бетонной смеси

БЕТ-001155/1

23.11.2016

1

Масикс

4

бетон В 7,5

Документ о качестве бетонной смеси

БЕТ-001155/2

23.11.2016

1

Масикс

5

бетон В 7,5

Документ о качестве бетонной смеси

БЕТ-001274/1

03.12.2016

1

Масикс

6

бетон В 7,5

Документ о качестве бетонной смеси

БЕТ-001274/2

03.12.2016

1

Масикс

7

бетон В 25

Документ о качестве бетонной смеси

№ 13/12-1

13.12.2016

1

Масикс

9

бетон В 7,5

Документ о качестве бетонной смеси

 № 23/12-1

23.12.2016

1

Масикс


Для этого нужно кликнуть левой кнопкой мыши на название группы, куда нужно импортировать реестр сертификатов, затем кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку меню «Экспорт и печать» и в выпадающем списке выбрать пункт «Импорт списка» (рисунок 24.24).НЕ ДОБАВЛЯЕТСЯ

Рисунок 24.24 — Импорт списка документов


Добавленные документы необходимо занести в Разделы. Для этого нужно, зажав клавишу Shift, кликнуть мышкой на первом сертификате, прокрутить список до последнего документа (либо до нужного) и кликнуть по нему мышкой. Весь список выделится оранжевым. Далее нажимаем кнопку «Добавить выбранные записи из реестра в Разделы» и в уже знакомой нам форме выбора данных выбираем пункт 5.2.3 «Документы, подтверждающие проведение контроля за качеством…» (рисунок 24.25).

Рисунок 24.25 — Выбор раздела

 

24.4.1.3  Добавление сертификатов из Реестров исполнительной

Если вы импортировали в Реестры исполнительной документации список, в котором есть сертификаты, протоколы или схемы, необходимые в дальнейшем для составления акта скрытых работ, их можно добавить в «3.1. Документы о качестве», «3.2. Протоколы испытаний», «3.3.Исполнительные схемы» — соответствующие названия списков документов.

Для этого на вкладке «Реестры исполнительной» в списке документов (правая область формы) нужно установить галочки напротив нужных документов, кликнуть левой кнопкой мыши по кнопке «Редактирование типа документа» , в выпадающем списке выбрать, куда добавить выбранные документы (рисунок 24.26).

Рисунок 24.26 — Выбор типа документа

 

24.4 Добавление сертификатов о качестве.

Для протоколов можно выбирать не только «Наименование документа» из выпадающего списка, но и «Наименование испытуемой продукции, конструкций, образцов».

24.5   Добавление протоколов испытаний

Протоколы и результаты испытаний добавляются на вкладке «3.2 Протоколы испытаний». Способы добавления аналогичны


24.6   Добавление исполнительные схем

Исполнительные схемы добавляются на вкладке «3.3 Исполнительные схемы». Способы добавления аналогичны 

Список в excel для импорта отличается от списка для сертификатов и протоколов(см. Приложение Б).

24.7   Работы – создание актов

После того, как создана структура на вкладках «Разделы» и «Реестры исполнительной», можно приступать к созданию актов скрытых работ. Для этого выбираем вкладку «Работы».

Так же, как на вкладках «Разделы» и «Реестры исполнительной», здесь можно создать удобную структуру по видам работ с помощью кнопки «Добавить новую группу работ к журналу» (рисунок 24.27).

Рисунок 24.27 — Вкладка «Работы». Создание структуры


Чтобы внутри созданной группы работ, например «Монолит», создать группы для зданий и сооружений, нужно кликнуть левой кнопкой мыши на строчку «Монолит», а затем на кнопку «Добавить новую подгруппу работ к журналу» (рисунок 24.28).

Рисунок 24.28 — Вкладка «Работы». Создание структуры


Теперь в нужной группе создаем работу. Для этого нужно кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Добавить новую работу к журналу»    (рисунок 24.29).

 

Рисунок 24.29 — Добавление работ

 

Рисунок 24.30 — Сведения о работе


Заполняем данные в строчку в соответствии с названием колонок (рисунок 24.30).

 Ответственное лицо в колонке «Должность, фамилия, …» выбирается из списка, имеющегося в базе. Если кликнуть левой кнопкой мыши в поле «Должность, фамилия, …»,  появится форма выбора. В ней в фильтре можно ввести нужную фамилию и, установив галочку, выбрать нужное физ. лицо (рисунок 24.31).

Рисунок 24.31 — Выбор ответственного лица


Заполнив данные в строчке, правой кнопкой мыши вызываем контекстное меню и выбираем «Добавить выбранные работы в новый акт скрытых работ» (рисунок 24.32).

Рисунок 24.32 — Создание акта


После этого появится уже знакомая форма выбора Разделов. Выбираем нужный раздел и нажимаем «Завершить выбор» .

Теперь нужно добавить акт в Реестры исполнительной документации. Для этого в крайней правой области формы «Акты» нужно кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Собрать реестр»  (рисунок 24.33) и в появившемся окне выбрать список, который является списком из Реестров исполнительной, куда нужно добавить этот акт.

Рисунок 24.33 — Добавление акта в реестр


В нижней правой области формы «Примечания» можно делать любые записи, например, чтобы не забыть добавить протокол испытаний (рисунок 24.34).

Рисунок 24.34 — Примечания к акту


Созданный в программе «ЭТОС» акт сразу же попадает на вкладку «6. Исполнительная (6 раздел)», отдельно его добавлять не нужно.

Теперь можно открыть созданный акт в отдельной форме. Для этого в той же правой области формы «Акты»  нужно кликнуть левой кнопкой мыши на кнопку меню «Открыть в отдельной форме…»  .

В открывшейся форме «Акт освидетельствования скрытых работ» необходимо заполнить вручную:

— номер документа (если он не заполняется автоматически, что описывается в разделе 24.2 данной инструкции);

— дату акта (в случае, когда инспектор или прочие лица требуют, чтобы дата акта отличалась от даты окончания работ);

— разрешается производство последующих работ.

Иные представители заполняются в случае, если они есть.

Далее выбираем СниПы. Нужно кликнуть левой кнопкой мыши на поле «Выбрать СНиП» и выбрать из списка СНиПов нужные, устанавливая напротив них галочки (рисунок 24.35).

Рисунок 24.35 — Выбор СНиП


Документы о качестве, протоколы и схемы выбираем аналогично из списков, которые соответствуют вкладкам 3.1-3.3.

Можно как выбирать из реестра исполнительной документации, так и добавлять новые сертификаты, протоколы или исполнительные схемы через открывающиеся окна. Как добавить новый документы в 3.1-3.3 описано в разделах 24.4 — 24.6 данной инструкции.

Заполненная форма акта показана на рисунке 24.36.

Рисунок 24.36 — Заполненная форма акта


После заполнения акта можно посмотреть его печатную форму, кликнув левой кнопкой мыши на кнопку «Сформировать текстовый документ для журнала» в верхнем левом углу.

После этого откроется форма с текстовым представлением заполненного акта в программе «MS Word»(рисунки 24.37и  24.38). Здесь акт можно редактировать.

Рисунок 24.37 — Печатная форма акта

 

Рисунок 24.38 — Печатная форма акта (2)


24.8 Способы вывода актов на печать


Акт можно распечатать отдельно с помощью «MS Word», либо можно распечатать с приложениями через программу.

Для печати актов нужно перейти на форму «Объекты» на вкладку «Исполнительная», «Реестры исполнительной» или «Работы».

В программе «ЭТОС» возможны 3 вида печати:

  • с приложениями – за актом будут печататься все приложенные к нему документы;
  • без приложений- печать только акта;
  • только приложения – печать только приложений без акта.

Чтобы распечатать акт одним из способов, нужно кликнуть левой кнопкой мыши на название акта на вкладке «Работы», а затем на кнопку «Экспорт и печать» (рисунок 24.39). В выпадающем списке выбрать способ печати.

Рисунок 24.39 — Печать акта


После выбора способа печати появится форма, в котором можно установить параметры двухсторонней печати и кол-во экземпляров (рисунок 24.40).

Рисунок 24.40 — Параметры печати

 

24.9 Печать журнала объекта

Чтобы просмотреть печатную версию журнала, нужно кликнуть левой кнопкой мыши на название журнала, а затем на кнопку меню «Сформировать текстовый документ для журнала»(рисунок 24.41).

Рисунок 24.41 — Просмотр печатной версии журнала


После этого откроется текстовый вариант заполненного (если заполнены поля вкладки «Исполнительная») журнала в программе «MS Word» (рисунки 24.42 и  24.43).

Рисунок 24.42 — Печатная форма журнала

 

Рисунок 24.43 — Печатная форма журнала (2)
Автор | 18.07.2018